2年間研究していた「働き方改革」
振り返ると、この研究が今生きていると実感しています。
既にデバイスとツールが整っていた
例えばノートパソコン。社内ではいち早く部門導入し、初めはどれも同じだという感覚で購入しましたが、業務内容によってはテンキーがあった方が良い、1.5kgって思った以上に重い等々、様々な意見がありアップデートしていきました。
その結果、今回の在宅勤務をスムーズに開始することができました。
導入ツールの一例
電話の壁をクリアできたdialpadとChatwork電話代行
そこで導入したのが、先に紹介したdialpadとChatwork電話代行です。
この２つのツールにより、電話の壁を越えて完全在宅を行うことができました。
Chatwork電話代行は、自社に代わってオペレーターさんが電話を受けてくれるサービスです。受けた電話をChatworkへ通知してくれることで、メンバー同士で共有することができ、すぐにアクションに移れます。
dialpadは050番号でPCブラウザ、スマホアプリから電話をかけられるサービスです。携帯電話を全員に支給していれば良いのですが、必ずしもそうではありません。dialpadを導入することで、通話料金を負担させずまた個人の電話番号を知らせることもありません。
在宅勤務実施へのキーワード①「コミュニケーション」
これら全てを考えるうえで、マーケティング部は「コミュニケーション」が重要ではないかと考えています。そのうえで、オフラインコミュニケーションとオンラインコミュニケーションの両方を大切にしてきました。
具体的には・・・
定期的に開催。
日常での気付きや情報を気軽に共有。
「どんどんやっていいよ」という雰囲気作り。
デバイスや制度は、整えようと思えばすぐにできます。
ですが、コミュニケーションは答えがなく継続して研究する必要があります。
マーケティング部ではその点に早くから気付き、試行錯誤できたことがスムーズな移行に繋がったと言えます。
気軽なコミュニケーションを頻繁に行っています。
行動承認を後押しする「心理的安全性」
行動承認を浸透させるうえでキーワードにしていることが「心理的安全性」です。
心理的安全性とは、従業員が安心して、自分の考えを自由に発言したり行動に移したりできる状態を指します。米グーグル社が、「心理的安全性は成功するチームの構築に最も重要なものである」と発表したことで今非常に注目されています。
マーケティング部では、部としてのカルチャーやビジョン、ミッションを見える化し、共有することで心理的安全性を保つようにしています。
部のビジョンとカルチャーを見える化してみた
参考
心理的安全性出典：BizHint
在宅勤務開始とともに行っていること
通常オフィスに出勤した際、当たり前のように行う「挨拶」。
在宅勤務やオンラインになると無くなってしまうケースが多々あるようです。
マーケティング部では、あえてその当たり前をオンラインで行っています。
また、セールスマーケティングを行うチームでは、報告はチャットだけでなく、Chatworkのビデオ会議を使い顔を合わせて夕礼という形で行っています。
文章では伝えにくいニュアンスは、ビデオ会議にすることでしっかりと伝えることができています。
チャットストレスを軽減するChatwork
具体的には以下の3点・・・
実際のチャット画面です。赤枠の概要欄にリンクやコメントを固定することができます。
これにより、オフラインでよくある「あれどこにありましたっけ？」に対して、都度チャットをする必要がなくなりました。
タスク管理機能も簡単に使えます。他のチャットツールにも搭載されているケースもありますが、圧倒的に使いやすく、誰もが活用できています。
在宅勤務がメインになると、オンライン上のコミュニケーション量がもの凄く多くなり、ビジネスチャットを導入検討される企業さんもいるかと思います。
IT慣れしていない人だけでなく、質問が多くなる総務部や情報システム部門のことも考え、Chatworkを導入することをお勧めします。
在宅勤務実施へのキーワード②「メンバーシップ型からジョブ型へ」
日本の企業は、どちらかというと「メンバーシップ型」が多く、真面目に席に座っていることや、朝早く出勤していることが高く評価されるという話もあります。
マーケティング部では、コミュニケーションは絶やさないものの、仕事においてはジョブ型に近い働き方です。
各々がやるべき仕事を把握、理解し、期日を決めて行動に移しています。
ただ、分からないことやアイデア出しはチャットを活用し、即座にコミュニケーションしています。
マーケティング部が設立する前から、各々がこの考え方を持てていたことも、安心して在宅勤務に移行できた理由の一つです。
- 光熱費の負担が気になる。
- 自宅のネットワーク環境が良くない。（そもそもネット引いていない）
- ちょっとした雑談をする際にためらうこともある。
- やっぱり椅子が大事（社内の椅子がちょっと恋しい）
- 書斎がないのでリビングで仕事しているため、家族とお互いに気を使いながら仕事をしている。
- 業務によってはマルチモニタが必要に感じる。
悩みを見てみると、個人においてもこれからの働き方を考えた自宅選び、家具選びが必要になってくるのかなと考えさせられました。
また、会社としてどこまで負担ができるのかも議論が必要になりそうです。
あるマーケティング部員の在宅勤務スタイル
ノートパソコンだけでは視線が下がってしまい、猫背になりがちです。そこを改善するためにノートパソコン用スタンドと外付けキーボードを活用しています。
- デバイスとツールの選定はかなり重要。
- 電話の壁は電話代行サービスとdialpadで超えられた。
- オフラインのコミュニケーションをオンラインにもってこよう。
- チャットの導入で悩んでいたら、迷わずChatworkを。
- コミュニケーションの質は落とさず、無駄を省こう。
- メンバーシップ型からジョブ型へ。自発的な組織により、行動管理に割く時間が減る。
- 工夫次第ではノートパソコンでもデスクトップのように使える。
テレワーク相談窓口を開設しています。
マーケティング部では、テレワーク相談窓口を設けております。
Chatworkの導入相談やWEB会議の導入相談も承っております。
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