弊社も例にもれず、職場で喫煙所の掃除等当番が決まっています。
グループごとに社員で当番を決めて1週間ごとに掃除をしているのですが、掃除当番というものはついうっかり忘れてしまいがち、、、
というわけで、掃除の時間帯になったら、その日の掃除当番をTeamsに通知してくれるフローを作成してみました。
背景
- うっかり忘れてしまう。
- 掃除済みなのか、まだ掃除をしてないのか把握できない。
- 前回誰が掃除をしたのかわからなくなる。
やってみてどうなった？
■STEP.1 掃除当番表のエクセルをシェアポイントリストに取り込む。
■STEP.2 Teamsにチャンネルを追加する。
■STEP.3 Teamsにメンションして通知をPower Automate(旧Flow)を使って自動化
STEP.1・STEP.2は以前投稿した記事「膨大な書類申請も…。TeamsとPower AutomateとSharePointとPlannerで作る情報管理術！」で紹介しておりますので下記リンクをご参照ください。
使用したエクセルは一年分の木曜日の当番表をあらかじめ作成しております。
■STEP.3 Teamsにメンションして通知をPower Automate(旧Flow)を使って自動化
毎週定期的にフローを始めたいので「スケジュール‐一から作成」で作成します。開始日は作成日として「繰り返し間隔」で「１週間」「毎週木曜日」「15時」にしてトリガー「(UTC+09:00) 大阪、札幌、東京」の日本時間に合わせて作成します。
「新しいステップ」をクリックして次のアクションを設定します。「SharePoint」の「複数の項目の取得」アクションを使います。
■STEP.2で作成したチャンネルをサイトのアドレス・リスト名に選択「フィルタークエリ」を設定する事で、「日時」が当日から前後1日以内の場合データを取得します。
(OData__x65e5__x4ed8_ ge ‘addDays(utcNow(),-1)’) and
( 日時の列名 >＝ 「今日の日付」-1日)であり
(OData__x65e5__x4ed8_ le ‘addDays(utcNow(),1)’)
( 日時の列名 <＝ 「今日の日付」+1日)である
「新しいステップ」をクリックして次のアクションを設定します。「Teams」の「メッセージをフロー ボットとしてチャンネルに投稿する」アクションを使います。メンションするにはメンバーメールアドレス若しくはユーザーIDを<at> タグで囲む必要があります。
- うっかり忘れが防止できた。
- メンションで通知が来るので忘れることがなくなった。
- 代わりにやっておいたよ。などコメントをTeams内で会話ができる。
- 当番表を作ったのに、あまり表が生かされていない。
- FlowでTeams上にメンション付きで自動投稿できる。
- 「複数の項目の取得」の「フィルタークエリ」で使える値が分かりにくい。
また、「複数の項目の取得」の「フィルタークエリ」内では日本語の列名が使えません。そのため、SharePointリストの設定⇒対象列の編集を選択し、サイトURLの末尾を確認する必要があります。
＆Field=以降の数値の部分が列名の項目になります。
