Excelに記入したことを基に月次報告メールを自動作成するPower Automateをご紹介します

背景

・キャンペーン等で使用しているギフト券の残高の月次報告が必要になった

・必要な項目は年月日(月末日)、数量、単価、小計、全体の合計と毎回同じフォーム

・似たようなケースにも汎用的に対応できる

やってみてどうなった？

■STEP.1　該当のエクセルの表を「テーブル」にする。
■STEP.2　SharePoint Onlineにファイルを追加する。
■STEP.3　月末に定型フォーマットでメールを送信するをPower Automate(旧Flow)を使って自動化

STEP.1は以前投稿した記事「膨大な書類申請も…。TeamsとPower AutomateとSharePointとPlannerで作る情報管理術！」で紹介しておりますので下記リンクをご参照ください。

使用したエクセルは在庫数や合計金額を一つのテーブルにまとめた表をあらかじめ作成しております。別シートで管理表を作成して必要項目だけ抽出してます。

■STEP.2　SharePoint Onlineにファイルを追加する。

SharePoint Onlin上にファイルをアップします。

■STEP.3　月末に定型フォーマットでメールを送信するをPower Automate(旧Flow)を使って自動化

毎週月末にフローを始めたいので「スケジュール‐一から作成」で作成します。開始日は過去の31日の有る日付を設定します。「繰り返し間隔」で「１ヶ月」「18時」設定してトリガー「(UTC+09:00) 大阪、札幌、東京」の日本時間に合わせて作成します。

「新しいステップ」をクリックして次のアクションを設定します。メールに記載する情報をEXCELから情報を取得する為、「EXCEL」の「行の取得」アクションを使います。テーブルの項目ではSTEP.1で設定したテーブルを選択、テーブルのキー列からキー値を探し出して一致した行の情報を取得します。今回は「キー値」「1」設定しました。

「新しいステップ」をクリックして次のアクションを設定します。「Outlook」の「メッセージの送信（v２）」アクションを使います。今回、報告で必要な項目は、年月日(月末日)、金券の種別(Amazonギフト券)、数量、単価、小計、全体の合計の項目になります。STEP.2の設定でEXCELの情報を取得しているので、定型のフォーマットに動的コンテンツとして設定していきます。記載する日付は送信時間を日本時間に変更する為、addHours()式使って表記しています。

日本時間の現在時刻を取得する式

addHours(utcNow(),9,‘yyyy/MM/dd HH:mm’)

現在時刻、時差9時間、表示形式（年/月/日/時間/分）