今回の内容
サイドキャビネットをやめてみようと中身を分別した際に、「書類」が多くのスペースを占めていた。
個人的にペーパーストックレスを取り入れて、「書類」を整理してみました。
個人的にペーパーストックレスを取り入れて、「書類」を整理してみました。
サイドキャビネットやめてみたい
背景
- サイドキャビネットをなくすために、とにかくスペースを空けたい。
- ペーパーレスはハードルが高い。小さく始められるペーパーストックレスにした。
ペーパーストックレスとは
ペーパーストックレスとは、ペーパーレスとは違い、
紙自体は出力して使うが、紙の状態では保管しないという取り組み。
ペーパーストックレスにすることで、収納スペースが削減されるだけでなく、
デジタル化された情報は従来よりも共有や再利用されやすくなり、
テレワークのように場所を問わない働き方にもつながっていく。
やってみてどうなった？
サイドキャビネットにしまっていた全ての書類を電子化できた。
参考
imageRUNNER ADVANCE C5535CANON
- 書類の量：A4用紙277枚
- 電子化に掛かった時間：20分 ※imageRUNNER ADVANCE C5535 を使用
- 電子書類の整理に掛かった時間：15分
今回わかったこと
- ペーパーレスは会社や部署での取り組みになるが、ペーパーストックレスは個人でも始められる。
- 電子化した書類は検索して見つけやすいように名前付けのルールを決めた方が良い。
- 書類が雑多にキャビネットに突っ込まれているより、圧倒的に気持ちいい！
ワンポイント
紙の状態で保存した書類は天災などの事故で紛失してしまう可能性がありますが、電子化した書類はクラウドでバックアップを取っておけば紛失のリスクも下がります！