今回の内容
会社の規模が大きくなればなるほど負担が増える押印作業。
申請書類の承認・決済をしてもらうために、承認者の予定を調べて、承認者の在籍状況を確認、承認の打診を連絡して、承認のハンコをもらう。そして次の承認者の予定を調べて、、、。待てど暮らせど承認待ちという業務間のロスが発生していました。
そこで、社内の申請書類をワークフローシステムを活用する事で、業務の効率化を目指しました。
申請書類の承認・決済をしてもらうために、承認者の予定を調べて、承認者の在籍状況を確認、承認の打診を連絡して、承認のハンコをもらう。そして次の承認者の予定を調べて、、、。待てど暮らせど承認待ちという業務間のロスが発生していました。
そこで、社内の申請書類をワークフローシステムを活用する事で、業務の効率化を目指しました。
背景
- 業務の効率化を会社から求められていた。
- Microsoft 365（旧：Office365）を導入しており、
またネクストセット社のシングルサインオンのアドオンを使用していた。 - 在宅勤務をするに当たり、
紙の書類の承認・押印業務のため出社する必要があった。
ワークフロー導入イメージ
・使用した機器
Microsoft 365
ネクストセット・シングルサインオン for Microsoft 365
ネクストセット・組織ワークフロー for Microsoft 365
やってみてどうなった？
- 紙のやり取りが減らせた。
（社内便が5回⇒1回へ 1回往復3分x日に4回×約240日＝年間約48時間の短縮） - 在籍確認等業務間の待ち時間のロスが減った。
- 電子化により書類の訂正ができる為、差し戻し・再申請時のが作業が楽になった。
今回わかったこと
- 紙を減らす事のメリットが分かった。
- 社内の申請書類を見直した時、
簡易的な「認印」として電子印鑑でも代用が可能なケースが多々あった。 - いくつかテンプレートもあるのでフォームの作成がわりと簡単だった。
ワンポイント
フォームの細かい設定ができない為、やりたい内容によっては出来ない事もある。また、通知メールの見た目がみんな同じようなので工夫が必要。
