システム導入時の問い合わせ対応にビジネスチャットを活用してみた

今回の内容

SFA(Sales Force Automation)を導入するにあたり営業部が8部門にまたがってたため、導入後のサポートを内線電話やメールで行っていては非効率と考え、ビジネスチャットツールを活用してみることにしました。

使ったツールはコレ↓

参考 Microsoft Teams日本マイクロソフト株式会社

背景

問い合わせを内線電話で受けてしまうと、それまで行っていた自分の作業が中断してしまう。
メールの場合、対応するタイミングは自分でコントロールできるが内容の共有が面倒。

やってみてどうなった？

営業８部門ごとにそれぞれのチャットグループを作った。
質問や要望などはすべてグループチャットで受け付けるようにした。
コミュニケーションのテンポやスピードが飛躍的に上がった。
電話やメールではお互いに時間のロスが大きく、しかもひとりで複数人のサポートに対応するのは物理的にムリ。でもチャットツールで実現できました。

今回わかったこと

はじめからメンバーにオープンな場所でやりとりするので情報共有に気を使う必要がなくなった。
同じことを聞いてくることがなくなって効率が上がった。
メンバー同士の議論にも使えた。
やりとりする人同士がお互いに空いた時間にやりとりできるのでストレスを感じない。

例えばこんなやりとり。
　
Aくん「この機能は〇〇〇に対応していますか？」
Bさん「対応しています。右クリックのメニューから△△△をクリックしてください。」
Aくん「△△△がメニューにありませんでした。」
Bさん「Aくんのアカウントの権限設定が間違っていました。修正したので確認してもらえますか？」
Aくん「いま確認したところ、メニューに△△△が表示されてました。ありがとうございます。」
　
こんなやりとり、メールでやってたらひと仕事ですよね。メールだといちいち「お疲れ様です」などのあいさつ文を文頭に入れますし。ビジネスチャットツールでは会話のようなテンポでやりとりが進みますのでとてもスムーズです。

ワンポイント

社内のやりとりはビジネスチャットツールで行った方が良いですね。一度チャットに慣れてしまうとメールがとても億劫になってしまうほどです。