今年はバックオフィス業務においてIT化のチャンス！
2019年4月1日から順次施行された働き方改革関連法をきっかけに、企業は働き方の見直しを迫られました。その翌年には皆さんご存知の通り感染症によるリモートワークを迫られました。しかし実際の現場に話しを聞いてみると、営業部門やマーケティング部門はリモートワークをしていたが、バックオフィス部門（人事・総務・労務・経理等）は「紙の書類がある」「システムがオンプレミスで外からアクセスできない」といった理由で多くの方が出社を余儀なくされていました。
バックオフィス関連のクラウド化が進まない理由の中には、部門のキーマンがITにそこまで詳しくなく、情報システム部門ともそこまで連携がとれていなかった。というものもありました。結果、誰も触れることなくアナログ業務が続いていたようです。
そうしたなかで、電子帳簿保存法の改正が発表されました。「電子保存の義務化」の猶予が2年間認められたとはいえ、バックオフィス部門のペーパーレス化、IT化は避けられません。これまではなかなか投資の対象になっていなかった部門も、法改正ともなれば目をつぶる事はできません。また2022年4月には個人情報保護法も改正され個人情報を多く取り扱うバックオフィス部門ではこれらにも対応しなければいけません。
管理者も利用者も使いやすい「SmartHR」で人事・労務のIT化を！
SmartHRとは
SmartHRは、人事・労務の業務効率化を実現し、働くすべての人の生産性向上を支える「クラウド人事労務ソフト」です。入社手続きや年末調整などの多様な労務手続きをペーパーレス化し、データとして蓄積。勤怠や給与計算システム等との連携により、様々なデータの一元管理も可能です。さらにSmartHRに蓄積した従業員データを活用できる人材マネジメント機能により、働きたい職場環境の創出に貢献します。
- インターフェースが管理者・従業員が使いやすい
- オンラインでの雇用契約締結~個人情報・マイナンバー収集～電子申請
- 在籍中の契約更新をオンラインで手続き
- アンケート形式で誰でもわかる年末調整のペーパーレス化
- Web給与・賞与明細、源泉徴収票が退職後も閲覧可能
- 溜まった正確なデータを活用して現状を見える化
SmartHRの主な機能
紙、ハンコ、手書き不要
入社手続きだけではなく退職・住所変更手続きなど、様々な書類を自動作成。ペーパーレス化により、業務の大幅な効率化を後押しします。
スマホで質問に答えるだけ。ペーパーレスでカンタン年末調整
従業員はスマホ・PCから質問に答えるだけで手続きが完了。人事労務担当者も画面上で提出内容の確認・回収・修正業務ができるため、年末調整を効率よく進められます。
40以上の外部サービスに対応
SmartHRと連携できる外部サービスは40以上。勤怠管理サービスやクラウド給与計算ソフトにも対応しているため、既存の従業員データをSmartHRへ移行したり、SmartHRのデータを外部サービスへ受け渡したりも可能です。
おすすめポイント
内定が決まった「従業員本人」に入社時に必要な情報を入力依頼できるので、紙での情報収集は不要。入社連絡票も必要ありません！書き漏れなどで生じる無駄なやりとりもなくなります。
「給与振込口座の変更」「通勤経路の変更」等のよくある申請から、「資格取得の申請」など企業独自の申請まで、SmartHRに登録してある情報の変更手続きについて、申請のフォームを作ることができます。
利用シーンに合わせて「業務に必要な従業員情報」を、社員の誰にでも共有できる名簿機能！店長やエリアマネージャーが店舗スタッフの、部門長や社員がチームメンバーの情報を確認したい。そんな時に活用できる名簿機能です。表示項目を自由に設定し、マイナンバーや給与等のセンシティブな個人情報を除いて共有できます。
利用者の声
UIが非常に整っていて、利用者としてかなり操作がしやすい。これまで人事部に確認しないとわからなかったことがSmartHR内で全て完結できるので、「労務系のことを誰かに連絡して聞く」という作業がなくなる。
年末調整が紙での作業がなくなりものすごく簡単になった。住所変更などもログインして簡単に修正できるので管理がとても楽。
企業としての柔軟性も選ばれるポイントの一つです！
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