総務部・経理部におすすめ｜郵便物の働き方改革「atena」

毎月、月末月初に数百通におよぶ請求書が郵便で経理部に届きます。今までは、届いた請求書は1枚1枚、手作業ですべてスキャンしてPDF化し、会計システムに取り込んでいました。さらに原本はファイリングして弊社内の書庫に保管をしていました。この一連の作業を経理メンバーが総出で、約3日間かけてこなしていました。通常の経理業務と並行して行っていたので、かなり業務負担がかかっていたと思います。

定量面における一番の成果は、請求書を処理するために出社する必要がなくなったことです。私たち経理部としては、導入前に行っていた「郵便物の仕分け→請求書の開封→スキャニング→会計システムへの取り込み→ファイリング→書類保管」といった一連の作業が不要となり、工数が削減されました。作業時間では経理メンバーが約3日間かけてやっていたものが各人1時間以下に大幅に削減されました。毎月やってくる月末月初の忙しさから解放されたことは、大きな成果です。